Kolab-Groupware

Seit 2008 betreibt DAS-NETZWERKTEAM (auch zur eigenen Verwendung) einen Kolab-Groupwareserver. Interessierten Menschen möchten wir unser System zur Mitnutzung anbieten.

Was ist eine Groupware-Lösung?

Eine Groupware-Lösung ist eine Software, die es mehreren Nutzer/-innen erlaubt, Informationen elektronisch auszutauschen und gemeinsam zu nutzen. Als Information ist zunächst erstmal alles denkbar: Dateien, Bilder, Ton- oder Videoinhalte. Meist jedoch ist insbesondere die gemeinsame Nutzung von eMail-, Termin- und Adressresourcen, sowie eine gemeinsame Projekt- bzw. Aufgabenplanung gemeint, wenn von Groupware-Systemen gesprochen wird.

Was ist Kolab?

Wir von DAS-NETZWERKTEAM haben uns in 2008 entschieden, für unsere eigene Zusammenarbeit die Groupware Kolab zu verwenden. Hauptgrund für die Entscheidung war die Transparenz der in Kolab integrierten Komponenten (Postfix, Cyrus, OpenLDAP, etc.). Alles Programme aus dem Opensource Kontext, Programme, die schon über Jahre von einer umfangreichen Entwicklergemeinde gepflegt und verbessert werden.

Seitdem wir uns für Kolab entschieden haben, sind uns viele verschiedene Komponenten von Kolab begegnet, die zum Teil recht ,,seltsam'' und ,,exotisch'' klingende Namen tragen. So vielfältig wie die Namen der Programme ist auch die dahinter stehende (arbeitende) Opensource-Entwicklergemeinde.

Um in den Genuss der Kolab-Groupware zu kommen, brauchen Sie nun die folgenden Komponenten:

  • zunächst einmal brauchen Sie Zugriff auf einen Kolab-Server. Den haben ja wir, wie bereits erwähnt. Um den reibungslosen Betrieb des Kolab Groupware-Frameworks auf unserem Kolab-Server kümmern wir uns
  • für den Zugriff via Webbrowser bieten wir Ihnen einen mit Kolab nutzbaren Webclient, die an Kolab angepasste Variante des Horde-Frameworks:
    • IMP - der Horde-Webmailer
    • Turba - das Horde-Adressbuch
    • Kronolith - der Horde-Kalender
    • Nag - Aufgabenplanung mittels Horde
    • Ingo - eMail-Filterung in Horde

    Die einzelnen Komponenten von Horde ermöglichen es, die auf dem Kolab-Server gespeicherten Groupware-Daten (eMails, Kontakte, Termine, Aufgaben) mittels Webbrowser ansehnlich und komfortabel darzustellen und somit von überall auf der Welt abrufbar und zugänglich zu machen. Den Kolab-Webclient Horde stellen wir ebenfalls bereit. Für individuelle Szenarios ist es aber auch möglich, Groupware-Konten auf unserem Kolab-Server zu nutzen, aber einen eigenen Horde-Webclient auf einem eigenen Webserver zu betreiben (z.Bsp. falls ihr Anwendungskontext im Layout des Webmails eine Coorperate Identity erfordert). Bei der Einrichtung unterstützen wir sie gerne.

  • desweiteren brauchen Sie als Alternative zum Webmailer Horde ein Programm, dass offline - also ohne Zugang zum Internet - betrieben werden kann. Der Toltec-Connector, ein Add-On für Microsoft Outlook™ stellt für Windows Benutzer/-innen eine mögliche Lösung dar. Der Toltec-Connector steuert die Synchronisation von MS Outlook™ mit dem Kolab-Groupwareserver
  • ein weiterer Kolab-Client für Nutzer/-innen aller Betriebssysteme ist Mozilla-Thunderbird in Kombination mit den Erweiterungen SyncKolabund Lightning, die Thunderbird Kolab-fähig machen
  • ein weiterer Kolab-Client für Linux-Nutzer/-innen ist KDE Kontact, dass in KDE enthaltene Programm zur Verwaltung von eMail, Adressen, Kalender & co. Die Entwicklung der Kolab-Groupware ist ursprünglich aus KDE Kontact hervorgegangen.

Brauchen wir eine Groupware-Lösung?

,,Wir'' ahnen es schon. Wenn wir im Team arbeiten und es einen offenen Wir-Kontext im Team gibt, wird die Verwendung einer Groupware spannend. Gemeinsame Termin- und Aufgabenplanung, gemeinsame Ablage von eMails, Verteilung von Aufgaben (Sekretariat, Management).

Noch spannender wird der Einsatz von Groupware-Lösungen, sobald der Wir-Kontext dezentral zusammen arbeiten möchte. Neue Termine, Kontakte und Aufgaben werden quasi in Echtzeit abgeglichen und sind im Groupware-Client (KDE Kontact, MS Outlook™, Horde, etc.) der Team-Mitglieder kurz nach der Eintragung verfügbar.

Selbstverständlich kann in auf dem Groupware-Server Kolab individuell definiert werden, wer worauf lesend und oder schreibend zugreifen darf. Ich sehe als Kolab-Nutzer/-in nur Inhalte, die auch für mich bestimmt sind.

Kooperationspartner/-innen können vor dem Anbieten von Terminoptionen schon mal einen Einblick in meine Frei-/Gebucht-Informationen bekommen. Darin ist gespeichert, wann Groupware-Nutzer/-innen noch verfügbar sind und wann nicht (ohne weitere Details zu den Kalenderinhalten Preis zu geben).

Noch was?

Weitere Kolab- bzw. allgemeine Groupware-Erweiterungen für unterwegs könnten sein:

  • die Synchronisation zwischen Kolab und SyncML fähigen Mobiltelefonen (von überall)
  • die Synchronisation zwischen Kolab via MS Outlook™ und Windows Mobile™ Geräten oder iPhones (via Outlook und iTunes)
  • Groupware-gestützte Dateispeicherung in Horde, Zugriff und Upload von Dateien von überall aus dem Internet möglich
  • Favoriten bzw. Lesezeichen-Verwaltung in Horde (von überall im Internet erreichbar)
  • Lesen von News-Feeds mittels Webclient Horde
  • u.v.m.